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Normativa

NORMATIVA INTERNA APLICABLE A LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL BCIE.

1.- Objetivo

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El Banco Centroamericano de Integración Económica cuenta con una Política y un Manual de Adquisición y Suministro de Bienes y Servicios, instrumentos que contienen las normas generales, normas específicas y procedimientos aplicables que deben observarse durante el proceso de adquisición de bienes y servicios requeridos por el BCIE para su funcionamiento, que le permitan a la Institución obtener precios razonables, de buena calidad y en forma oportuna, mediante un proceso transparente, ágil y flexible.

2.- Alcance

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El proceso de adquisiciones y suministros, es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios solicitadas por las diferentes dependencias del BCIE para su debido funcionamiento

3.- Definiciones

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Para efectos de las normas aplicables a las adquisiciones y contrataciones del BCIE, se entenderá por:

  • Formato de Cotización: Es el documento preparado por el BCIE que se pone a disposición de los proveedores o contratistas que deseen participar en un proceso de cotización, donde se especifica las características básicas, reglas y condiciones de los bienes y servicios por adquirir.

 

  • Banco o BCIE: El Banco Centroamericano de Integración Económica.

 

  • Bienes: Son los insumos, equipos, mobiliario, maquinaria y otros activos indispensables para el correcto funcionamiento de la Institución.

 

  • Calidad: Es satisfacer las necesidades del solicitante reuniendo las condiciones necesarias para brindar consistente y oportunamente los productos y servicios para que cumplan o excedan los requisitos contractuales.

 

  • Comité de Adquisiciones: Es la instancia que tiene por objeto velar por el estricto cumplimiento de las normas y políticas establecidas por la Institución para la adquisición y suministro de bienes y servicios.

 

  • Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones. Es la instancia que resolverá las diferencias que eventualmente se presenten por la aplicación de las normas y procedimientos del BCIE sobre la materia, de acuerdo a requerimientos establecidos en la Política para la Adquisición de Bienes y Servicios para el BCIE.

 

  • Compras Mayores: Adquisición de bienes o servicios cuyo valor es superior a US$2,500.00.

 

  • Compras Menores: Adquisición de bienes y servicios cuyo valor es menor o igual a US$2,500.00.

 

  • Construcción: Conjunto de actividades necesarias para la ejecución de una obra civil.

 

  • Contrato: Acuerdo escrito entre el BCIE y una persona natural o jurídica, que en virtud del mismo se obliga a proveer o brindar bienes y servicios conforme los términos y condiciones establecidos.

 

  • Cotización: Es el proceso que utiliza el BCIE para obtener precios en el mercado de los bienes y servicios que demanda la Institución.

 

  • Equipamiento: Mobiliario, equipo, particiones y cualquier otro de carácter análogo, requeridos para el debido funcionamiento de un proyecto.

 

  • Licitación: Procedimiento formal y competitivo de adquisiciones por medio del cual se invita a proveedores o contratistas, de conformidad con las bases previamente determinadas, para participar en el proceso de adquisición de bienes y servicios requeridos por el BCIE, con el fin de obtener la mejor oferta.

 

  • Licitación Privada: Procedimiento de selección mediante el cual se invita a participar en forma expresa y directa a determinados oferentes calificados.

 

  • Licitación Pública: Forma de licitación que promueve mediante la publicación de las bases de licitación en medios impresos y digitales la mayor participación de oferentes.

 

  • Oferente:   Persona natural o jurídica que presenta una oferta de bienes o servicios al BCIE en el marco de cualquier procedimiento de adquisiciones.

 

  • Orden de Compra: Es el documento oficial, mediante el cual el BCIE se compromete con los proveedores a la adquisición de bienes y servicios, detallando cantidades, descripción y precios.

 

  • Outsourcing: Es la contratación externa de servicios de diferente índole con personas naturales o jurídicas para llevar a cabo actividades complementarias de la Institución mediante contratos celebrados para un plazo fijo o una obra determinada.

 

  • Proceso Formal de Cotización: Procedimiento formal y competitivo por medio del cual se invita a proveedores a presentar ofertas técnicas y económicas, las cuales de acuerdo al tipo de bien o servicio puede ser presentada en un mismo sobre o archivo electrónico, o en sobre o archivos separados, dicha condición se especificará en los términos de referencia, se reciben y evalúan con el objeto de obtener las mejores condiciones de compra o contratación para el BCIE.

 

  • Proveedor: Persona natural o jurídica que facilita o abastece los bienes y servicios requeridos por el BCIE.

 

  • Proyecto: Conjunto de acciones necesarias para alcanzar los objetivos y metas de un plan de inversiones, que incluye la adquisición de bienes y servicios o las obras y/o acciones a ejecutarse para la construcción o remodelación de un bien del BCIE.

 

  • Resumen de Cotizaciones: Es el formulario que describe en forma resumida las ofertas recibidas, especificando precio, tiempo de entrega y otras condiciones especiales especificadas en las ofertas.

 

  • Servicios: Actividad desarrollada por un proveedor, contratista, o su personal, para satisfacer las necesidades que demanda el BCIE para su funcionamiento.

 

  • Servicios Especiales:Son todos aquéllos que por su grado de especialización están orientados a satisfacer necesidades determinadas del Banco por un período de tiempo específico y que abarcan actividades como banca de inversión, análisis de crédito, transferencia de conocimientos, entre otros.

     

  • Términos de Referencia: Es el documento que especifica las bases del proceso, las condiciones y características básicas para la contratación de bienes y servicios, que incluye, entre otros: objetivo, alcance, actividades a realizar, metodología, descripción de los productos requeridos, plazo, formas de pago, informes requeridos, criterios de evaluación, así como las reglas y condiciones de los bienes y servicios por adquirir. Estos Términos de Referencia le servirán de guía al proveedor o contratista para presentar su oferta.

 

4.- Disposiciones generales

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  • a. El Departamento de Servicios Administrativos y Adquisiciones Institucionales en la Sede y las Gerencias de País son las únicas dependencias autorizadas para la adquisición de bienes y servicios que requiera el Banco para su funcionamiento, de conformidad con esta normativa; pudiendo, a tal efecto, establecer negociaciones con los proveedores o contratistas.

 

  • b. No se podrá fraccionar una contratación con la finalidad de eludir la aplicación de los montos fijados en las distintas instancias del proceso de adquisición de bienes y servicios.

 

  • c.  El BCIE podrá realizar compras, utilizando los precios unitarios cotizados por cualquiera de los   métodos establecidos, siempre y cuando el proveedor no incremente el precio ofrecido originalmente, hasta por un período de un (1) año. 

 

  • d. Las ofertas que se reciban para un determinado proceso de adquisición de bienes o servicios deberán tener un plazo de vigencia, al menos, igual al que indiquen las bases de licitación o, en su caso, los términos de referencia preparados por el BCIE.

 

  • e. El BCIE no adquirirá bienes o servicios de personas o empresas cuando tenga conocimiento de elementos que lo hagan dudar sobre la legalidad de las operaciones o de sus recursos o cuando las personas o empresas estén incluidas en o vinculadas con las listas internacionales de criminales y terroristas. El BCIE se abstendrá de realizar operaciones cuando el proveedor no suministre la información que le requiera, a efecto de dar cumplimiento a su normativa interna en materia de prevención del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza.

 

  • f.  El BCIE solamente podrá comprometerse con los proveedores o contratistas de bienes y servicios por medio de órdenes de compra o contratos.

 

5.- Registro de Proveedores

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El Departamento de Servicios Administrativos y Adquisiciones Institucionales  mantiene una base de datos de proveedores o contratistas debidamente clasificados.  Esta base de datos debe mantenerse permanentemente actualizada y será mejorada de conformidad con las exigencias del mercado, los avances tecnológicos y las necesidades de nuevos productos y servicios que requiera la Institución.

 

El proveedor contratado por el BCIE deberá cumplir con las regulaciones sobre la prevención de lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza, contenida en la normativa vigente del Banco sobre este particular.

 

En caso de incumplimientos debidamente documentados, en los que se demuestre que un proveedor no cumplió con sus obligaciones en tiempo o en forma y eso produjo algún tipo de daño al BCIE, ya sea patrimonial o reputacional, dicho proveedor podrá ser declarado como inelegible de acuerdo con el Manual para la Implementación del Sistema de Contrapartes Prohibidas.  Sin perjuicio de lo anterior, el Banco podrá ejercer  otras acciones en contra del proveedor para proteger sus intereses.

6.- Garantías

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Las garantías y fianzas de mantenimiento de oferta, cumplimiento o ejecución, de calidad o cualquier otro tipo de garantías se solicitarán en aquellas adquisiciones que así aplique y deberán estar especificadas en las bases de la licitación.

 

Garantía de Mantenimiento de la Oferta y de Firma del Contrato

El BCIE podrá solicitar a los interesados en participar en cualquier proceso de licitación, garantizar el mantenimiento del precio y las demás condiciones de la oferta mediante el otorgamiento de una garantía, cuyo monto será definido por el Departamento de SAAI o la Gerencia de País, en conjunto con la dependencia interesada. Una vez que el BCIE comunique la adjudicación del contrato, dicha garantía será devuelta a los participantes, con excepción del oferente seleccionado, quien previamente deberá suscribir el Contrato y rendir la garantía de cumplimiento. La validez de la garantía debe exceder el período de validez de la oferta por un plazo suficientemente amplio como para permitir que el BCIE haga efectiva la fianza o garantía de mantenimiento de la oferta si el oferente retira su oferta injustificadamente.

 

Fianza o Garantía de Cumplimiento o Ejecución

El BCIE requerirá al oferente seleccionado, la emisión de una garantía de cumplimiento de contrato, de conformidad con el plazo que se establezca en las bases de licitación. De igual manera en las especificaciones para obras de construcción o en los procesos de contratación de servicios, se deberá requerir fianzas de ejecución u otras garantías que aseguren que los trabajos serán llevados hasta su conclusión. Su monto variará según el tipo y magnitud de los trabajos, pero deberá indicarse en los documentos de licitación y ser suficiente para dar al BCIE adecuada protección. La vigencia de la fianza o garantía deberá exceder del plazo del contrato respectivo, para cubrir un período de garantía razonable. Si fuere necesario, podrán exigirse fianzas o garantías para contratos de suministro de equipo.

 

Si por razones debidamente justificadas se modifica el plazo de ejecución del contrato, mayor a dos meses, el contratista deberá ampliar la vigencia de la garantía de cumplimiento o ejecución, de manera que la misma tenga una vigencia hasta tres meses después del nuevo plazo establecido en el adenda suscrito entre las partes.

 

Garantía de Calidad

El BCIE deberá exigir, en los documentos de licitación para la ejecución de obras de construcción o la entrega de los suministros, que los oferentes, una vez efectuada la recepción final de las obras o la entrega de los suministros, sustituyan la garantía de cumplimiento del contrato por una Garantía de Calidad de Obras o de Suministros, la cual deberá estar vigente, como mínimo, por doce (12) meses contados después de la fecha de recepción de las obras o entregados los suministros. La cuantía de esta garantía será equivalente al 10% del valor de la obra, debiendo asegurar que cualquier defecto de ejecución pueda ser solventado dentro del período antes indicado.

 

Garantía de Anticipo

Cuando se otorguen anticipos sobre órdenes de compra o contratos, el BCIE podrá requerir al proveedor una garantía emitida por una institución financiera o de seguros debidamente reconocida, con un tiempo de vigencia aceptable para el BCIE. 

 

7.- De las prohibiciones y sanciones

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7.1.1.           Prohibiciones

Para garantizar la transparencia en los procesos de adquisiciones, no podrán participar, directa o indirectamente, en el suministro de bienes o servicios para el BCIE, las siguientes personas:

 

a.       Los funcionarios o empleados del BCIE y su cónyuge o compañero de hogar.

b.      Los familiares por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado, inclusive, de funcionarios o empleados del BCIE, como proveedores para compras mayores a diez mil dólares (US$10,000.00), moneda de Estados Unidos de América o su equivalente en cualquier otra moneda.

c.       Las personas jurídicas en las cuales alguna de las personas indicadas en el literal a) anterior, consideradas individualmente o en conjunto, sean titulares de más de un veinticinco por ciento (25%) del capital social o ejerzan algún puesto de dirección o representación.

d.      Las personas jurídicas en las cuales alguna de las personas indicadas en el literal b) anterior, consideradas individualmente o todas ellas en conjunto, sean titulares de más de un veinticinco por ciento (25%) del capital social o ejerzan algún puesto de dirección o representación, como proveedores para compras mayores a diez mil dólares (US$10,000.00), moneda de Estados Unidos de América, o su equivalente en cualquier otra moneda.

Recursos

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Últ. actualización 12/12/2017

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